1 はじめに
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)が平成17年4月1日から全面施行され、閲覧によって個人情報を取得した個人情報取扱事業者については、個人情報保護法に基づき、利用目的による制限、安全管理措置、第三者提供の制限等の各種の義務が課せられることとなりました。
このような状況を踏まえ、このたび、本市では閲覧実施にあたっての注意事項を作成しましたので、個人情報保護法はもちろんのこと、下記事項についても遵守をお願いします。
2 予約の受付
閲覧をされるときは、すべて予約が必要です。
- 予約は、閲覧を希望する日の属する月の1ヶ月前の月の初日から受付を開始します。(例えば4月25日に閲覧希望であれば、3月1日から予約が可能です。)来庁されるか電話にてお願いします。
- 申し込みのあった順番で、閲覧の希望日時をお伺いして、他に予約等がなければ、仮予約といたします。なお、同時に2名を越える人員での閲覧はできません。
- 仮予約の後、閲覧予定日の3日前までに、できるだけ速やかに「住民基本台帳閲覧請求書兼誓約書(PDF 約85KB)」及び当該請求者である法人等の概要が分かる資料(法人登記など)等を提出してください。また、閲覧の目的がアンケート・ダイレクトメールの場合は、発送される郵便物を全てサンプルとして添付してください。
- 閲覧対象者・対象町名を必ず限定してください。
- 「請求書及び閲覧書」が3日前までに提出されない場合は、閲覧をお断りします。
- 他人の名誉毀損、プライバシーの侵害、差別的事象につながるおそれがあると認められるときは、閲覧をお断りします。
- 予約の変更等については、閲覧予定日の前日までに担当職員まで連絡をして、事前の承認を必ず受けてください。なお、事前の連絡なく予定日に来庁されなかった場合には、その後の閲覧申請をお断りすることがあります。
3 閲覧の制限
- 土曜日、及び日曜日、ならびに国民の祝日、年末年始等は閲覧できません。また、繁忙期(3月～4月)など事務に支障が生ずるときは閲覧をお断りすることがありますので、ご了承ください。
- 閲覧時間は原則として、9時00分～12時00分と13時00分～17時00分です。
- 閲覧できる台帳は、「住民基本台帳の一部の写し」です。記載項目は、「氏名・生年月日・性別・住所」の4項目です。
- 住民基本台帳の一部の写しの更新は原則として前日までの異動を反映させて出力します。
- ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者で支援措置を講じているものを含まない請求であるとみなします。
4 注意事項
- 閲覧者は、必要書類等の確認を受けた後、指定する閲覧席に着席して閲覧してください。
- また、その際、閲覧者の本人確認ができる書類(免許証・社員証)を提示してください。
- 料金は1人(1件)につき300円です。
- 閲覧席で、携帯電話等は使用しないでください。
- 閲覧中に席を立たれるときには、住民基本台帳の一部の写し・抽出記載した用紙を持ち出さないでください。また、閲覧席での飲食・喫煙は、ご遠慮ください。
- 一日通して閲覧される場合も、12時00分～13時00分の間は閲覧できません。席を空けてください。また、抽出記載した用紙は担当係員が預かります。
- 閲覧終了後、本市備え付けの「住民票・戸籍・印鑑登録証明書等交付申請書」に記入・押印の上、抽出記載した用紙を添えて担当係員に提出して清算してください。
- 閲覧者が上記の注意事項及び担当係員の指示に従わない場合には、閲覧を中止させて頂くとともに、以後の閲覧申請をお断りすることがあります。
- 偽りその他不正の手段により住民基本台帳を閲覧した場合は、住民基本台帳法第50条の規定により、30万円以下の過料に処せられます。また、個人情報保護法が施行されたことに伴い、個人情報取扱事業者が、偽りその他不正の手段により個人情報を取得した場合等には、同法16条から18条違反等として、同法 42条に基づく当該違反行為の中止その他違反を是正するために必要な措置をとるべき旨の主務大臣の勧告及び命令の対象となることがあり、命令に違反した場合は、同法第84条により6月以下の懲役又は30万円以下の罰金に処せられます。
