宇土市では、平成13年3月23日全国初となる「宇土市文書管理条例(例規集へのリンク。)」を制定し、同年4月1日から施行しました。この条例では、「市が保有する情報は市民の財産である」という立場を明確にするとともに、「情報公開制度の目的達成」と職員の「政策形成能力の向上」を目的としています(条例第1条)。

なぜ今文書管理か?

なぜ今、文書管理が叫ばれ始めたのか?直接的なきっかけは、国や他の地方公共団体の情報公開に伴い「文書がない」といった回答が出てきたからです。しかし、それだけではありません。社会構造の複雑化、行政需要の拡大に伴い、行政機関の扱う文書の量は急増してきたこと。戦後50年が経ち、保存文書が大量となり管理がきちんとできてないこと。なども大きな理由です。

こういった流れの中で、文書管理をこれまでの規程や訓令から、規則に格上げする自治体が増えています。しかし、国の法律にあたる自治体の条例で定めたのは、宇土市が初めてです。

情報公開と文書管理

情報公開と文書管理は「車の両輪」といわれています。つまり、どちらが欠けてもうまく運用できません。情報公開は非常に有名になりましたが、公開するためにはその文書を見つけ出さなければならないのです。先ほどの例のように、きちんとした文書管理をしていなければ、毎日の大量の文書の中で5年前、10年前の文書は忘れられていきます。

また、市民の側からも、「どの文書を請求すれば自分の必要とする情報があるのかわからない。」「目録が不完全で文書の特定ができない。」といった声も多く聞かれます。

こういったことに対応するために、文書管理が必要なのです。